Zpracování faktur klasickou cestou stojí moc času a úsilí

Přijaté faktury od dodavatelů představují významnou součást účetní agendy téměř každé organizace. Zpracování těchto dokladů však bývá časově velmi náročné. Průměrná doba potřebná pro zaevidování jedné faktury do účetního systému se běžně pohybuje kolem tří minut. Pokud tento čas vynásobíte stovkami či tisíci faktur, které do firmy dorazí měsíčně, zjistíte, že se jedná o podstatnou část účetní kapacity.

Manuální zadávání faktur navíc nejen zdržuje, ale zvyšuje i riziko chyb způsobených ručním přepisem.

Ještě náročnější bývá proces schvalování. Pokud probíhá předáváním dokladů – ať už fyzicky, nebo prostřednictvím e-mailu – často dochází ke zpožděním, ztrátám nebo zacyklení v organizačních strukturách. Platí přitom, že čím větší a formálnější organizace je, tím komplikovanější bývá i samotný proces věcného schvalování.

Proč ještě stále nemáte faktury v digitálním archivu?

Přestože řada přijatých faktur dorazí do organizace v elektronické podobě, bývají z různých důvodů stále tisknuty a archivovány fyzicky. Tento krok přináší další náklady – méně však v podobě výdajů za tisk, a více kvůli nákladné správě a uchovávání papírové dokumentace.

Výrazně se tím také komplikuje příprava podkladů pro kontrolu nebo audit, protože vyhledávání a dohledávání fyzických dokladů je zdlouhavé a neefektivní.

Mezi hlavní příčiny přetrvávajícího používání papírových archivů patří především nejasnosti ohledně legislativních požadavků na elektronickou archivaci. Druhým častým důvodem je absence vhodného nástroje pro správu dokumentů – tedy chybějící nebo nevyužívaný document management systém (DMS), který by elektronické archivaci poskytl právní i procesní rámec.

Jaké možnosti digitalizace nabízí současné technologie?

Automatizovaný příjem faktur

Faktury dnes mohou být přijímány zcela automatizovaně a zařazeny do fronty pro další – částečně nebo plně automatizované – zpracování. To zahrnuje vytěžení dat, jejich zaevidování do účetního systému a bezpečnou archivaci.

Klíčem k automatizaci je zřízení dedikované e-mailové adresy pro příjem faktur. Dodavatelé pak mohou své doklady zasílat přímo na tuto adresu, čímž se výrazně zrychlí i zpřesní celý proces.

Příjem faktur ale nemusí probíhat jen tímto způsobem. Mezi další běžné cesty patří přeposlání e-mailu, ruční import souborů, skenování faktur přes multifunkční zařízení nebo dokonce vyfocení dokladu mobilním telefonem. Dnešní systémy dokáží zpracovat dokument téměř bez ohledu na to, jakým způsobem se do firmy dostane.

Inteligentní vytěžení dat z faktur – přestaňte už konečně datlovat

Skutečný konec ručního přepisování faktur znamená nasazení automatizovaného vytěžování dat. Jinými slovy – systém za vás přečte fakturu a automaticky vyplní potřebná pole v účetním systému.

Jak to funguje? V zásadě existují dvě cesty:

• Zónové OCR (šablonový přístup)
  Starší metoda využívá předem nastavené šablony pro každého dodavatele. Systém hledá informace na přesně daných místech na faktuře. Problém? Šablony jsou rigidní, musí se pracně vytvářet a výsledná úspěšnost vytěžení není nijak oslnivá.
• Inteligentní vytěžování pomocí AI
  Moderní přístup se obejde bez šablon. Využívá umělou inteligenci, která se na základě slov, kontextu a struktury dokumentu sama naučí rozpoznávat požadovaná data. Průměrně jí stačí 3–5 cyklů, aby se „naučila“ zpracovat konkrétní formát faktury.

A co je nejlepší? Učíte ji sami – jednoduchým kliknutím označíte například datum splatnosti, základ DPH nebo částku k úhradě. Nepíšete nic ručně, jen ukazujete. Od prvního dne tak šetříte čas. A s každou další fakturou od stejného dodavatele klikáte míň a míň.

Celý proces obvykle vypadá takto:

1. Účetní nejprve kliká a učí systém.
2. Později už jen kontroluje, co systém vytěžil.
3. Nakonec systém plně důvěřuje a zpracovává faktury hromadně – doslova jedním klikem.

Schvalovací workflow na míru

Ať už jste malá nebo rozvětvená organizace, schválení faktur obvykle vyžaduje několik typů, případně úrovní schválení. Na dokladu se kontroluje věcná správnost, účetní klasifikace a kontace dokladu. Proces věcného schválení mVe firemní praxi může být ke schválení faktury potřeba párování s objednávkou, se skladovou příjemkou – nebo s obojím. Následně obvykle přichází finální schválení osobou odpovědnou za finance.

Pokud ale celý tento proces probíhá ručně – například na papíře nebo e-mailem – je to ideální prostředí pro zpoždění, neefektivitu a chyby. Typické důsledky?

• zaseknuté doklady v mailboxech,
• ztracené dokumenty,
• promeškané splatnosti.

Ruční řízení schvalování je náchylné k výpadkům, zejména kvůli absenci přehledu, pracovní mobilitě a lidskému faktoru.

Řešení? Automatizované workflow v DMS systému.

Správně zvolený Document Management System (DMS) umožňuje vytvořit automatizovaný schvalovací proces „na míru“ – přesně podle potřeb vaší organizace. Jakmile je faktura přijata a vytěžena, spouští se workflow. Každý krok automaticky navazuje na předchozí a v případě zdržení systém:

• odešle připomínku příslušné osobě,
• v případě nečinnosti eskaluje úkol nadřízenému.

Proces může být rozdělen do několika úrovní, obsahovat různé role, podmínky a výjimky – zkrátka tolik, kolik organizace potřebuje. Limitem není technologie, ale jen výběr vhodného systému.

Perfektní přehled

Moderní DMS systém poskytuje oprávněným osobám jednoduchý a přehledný náhled na všechny doklady, které právě procházejí schvalovacím workflow. Účetní tak nemusí složitě pátrat – okamžitě vidí, kde schvalování „vázne“ a kdo má zrovna úkol na svém stole.

U každé faktury je možné jednoduše dohledat celou historii zpracování: kdo co schválil, kdo úkol převzal, kdo ho nesplnil a kdy. To přináší nejen přehled a rychlost, ale i auditní jistotu.

Kromě toho lze k jednotlivým dokladům:

• přidávat doplňkové úkoly (např. „ověřit s nákupem“, „doložit dodací list“),
• zamítnout doklad a vrátit ho zpět dodavateli – s automatickou dokumentací celého procesu,
• připojovat komentáře nebo další související dokumenty.

To všechno bez e-mailových přeposílání, bez papírových šanonů a bez zmatků. Stačí pár kliknutí..

Automatizované schvalování

Máte každý měsíc tu stejnou fakturu – třeba za internet – od stejného dodavatele, na stejnou částku? A přesto ji někdo musí pokaždé znovu a znovu schvalovat?

V takovém případě je ideálním řešením schvalovací šablona. Systém porovná údaje na došlé faktuře s předem autorizovanou šablonou – pokud vše sedí, faktura je automaticky schválena. Žádné ruční potvrzování, žádné zdržení.

Ještě sofistikovanější úroveň automatizace představuje tzv. třícestné párování:

1. Systém má záznam o schválené objednávce.
2. Detekuje příjemku zboží, která na objednávku odpovídá (dodavatel, částka, číslo objednávky…).
3. Přijde faktura, kterou systém k této kombinaci přiřadí.

A výsledek? Faktura je schválena automaticky, bez zásahu věcného schvalovatele. A hlavně – zcela v souladu s interními pravidly a požadavky na kontrolu.

Integrace s ERP / účetními systémy

Samozřejmostí dnešních řešení je automatický přenos vytěžených dat do účetních systémů. Ať už používáte Money, Pohodu, Helios, Navision, SAP nebo jiné ERP, moderní DMS systémy nabízejí široké možnosti integrace, díky kterým:

• odpadá nutnost ručního přepisování,
• data putují automaticky na správná místa v systému,
• šetříte čas i nervy účetního oddělení.

Jakmile jsou data jednou vytěžena v DMS, můžeme je efektivně předat prakticky jakémukoliv systému dál – a to nejen do účetnictví, ale i do nákupu, controllingu, reportingu nebo třeba CRM.