příběhy zákazníků / manuvia
Automatizace intra-group fakturace pomocí DocuWare
V této případové studii se zaměříme na automatizaci intra-group fakturačního procesu pro našeho klienta. Klíčovým cílem bylo standardizovat a automatizovat schvalovací proces faktur a zároveň zefektivnit data integraci mezi účetním systémem Pohoda a dokumentovým řešením DocuWare.
Mezinárodní personální agentura působící v devíti evropských zemích.
20
let na trhu
350+
interních zaměstnanců
10 000+
agenturních zaměstnanců ročně
58
mezinárodních poboček
situace
Interní přefakturace ve skupině si vyžadovala mnoho hodin práce
Klient se potýkal s významnými výzvami v oblasti správy intragroup faktur. Proces byl zatížený ručními a opakovanými úkony, jako je rozdělování faktur mezi dceřiné společnosti a manuální zadávání údajů do systému Pohoda. Tento zdlouhavý proces zvyšoval riziko chyb a zabíral klíčovým zaměstnancům drahocenný čas, který mohl být věnován strategičtějším úlohám. Navíc, nedostatečná automatizace vedla k pomalému schvalovacímu procesu, což mělo dopad na celkovou efektivitu firmy.
ŘEŠENÍ
Automatizace alokace nákladů na subjekty ve skupině a vytvoření faktur
Automatizace účetní alokace v DocuWare: Vytvořili jsme šablonu pro účetní alokaci, která umožňuje klíčovým uživatelům efektivně spravovat intragroup faktury.
Příjem intra-group faktur: Využití DocuWare pro automatický příjem a indexaci přijatých faktur.
Alokace účetních položek: Automatické načtení účetních položek do intragroup faktur z předem připravené šablony.
Vytváření vydaných faktur: Pro každou dceřinou společnost byla automaticky vytvořena odpovídající vystavená faktura.
Validace a schválení vydaných faktur: Automatizovaný proces ověření a schválení faktur.
Přenos Vydaných faktur do Pohody: Automatizovaný export vydaných faktur do účetního systému.
Zpracování vydaných faktur v DocuWare: Opětovné zpracování vydaných faktur jako přijatých s automatizovaným importem a indexací.
Alokace účetních položek do přijatých faktur: Automatické načtení účetních položek do přijatých faktur z původní šablony.
Validace a schválení přijatých faktur: Dvojité automatické schválení a import přijatých faktur do Pohody.
VÝSLEDEK
Desítky uspořených hodin měsíčně
Automatizace tohoto procesu vedla k výrazné úspoře času a snížení chybovosti. Klíčoví uživatelé byli schopni se soustředit na důležitější úkoly, zatímco rutinní práce s fakturami byla efektivně automatizována. Celkově tato změna umožnila klientovi ušetřit desítky hodin práce měsíčně.
Jak to může vypadat u vás?
Webinář zdarma
Podívejte se zdarma a nezávazně, jak a kde s digitalizací začít na našich webinářích o digitalizaci.
Prezentace na míru
Nechte si ukázat, jak můžeme zefektivnit chod vaší firmy. Zdarma připravíme demo verzi na míru.
Další příběhy zákazníků
V Manuvia se schvalování faktur zkrátilo z dnů na hodiny a odpadlo obtížné dohledávání schvalovatele.
V MiKing přijal účetní tým DocuWare téměř ihned za svůj a kvituje zejména přehlednost schvalovacího procesu.
V ECOVIS FACTA se po zkušenosti s vytěžováním faktur a procesu jejich schvalování rozhodli rozšířit využití DocuWare i na HR procesy.
Digitalizace v AutoMax ušetřila 1 celý pracovní úvazek a výrazně zrychlila schvalování faktur.