ECOVIS FACTA a.s. poskytuje komplexní služby v oblasti daní, účetnictví a firemního poradenství.
30+
let na trhu (1995)
45
zaměstnanců (z toho 4 muži)
10 000
zpracovaných účetních dokladů měsíčně
100+
účetně zaštiťují více než 100 firem
situace
Otázkou nebylo, zda digitalizovat, ale kdo zvládne specifické požadavky
ECOVIS FACTA poskytují finanční, poradenské a účetní služby na denní bázi více než stovce firem, každý měsíc zpracovávají desetitisíce účetních dokladů. Administrativy a papírování bylo tolik, že digitalizace se jevila dlouhodobě jako jediné možné východisko, jak vše nadále elegantně zvládat. Partner a CEO společnosti Simona Fialová přesně věděla, co potřebují: systém, který ušetří práci kompetentních účetních, centrálně vytěží veškeré účetní doklady a bezproblémově je propojí s ekonomickým systémem POHODA. Dlouho marně hledala dodavatele, který by přišel s vyhovujícím řešením. Vyzkoušela neúspěšně dva produkty, které byly na trhu, ale ani jeden nedokázal splnit její specifické požadavky. Kromě bezchybného zařazování obrovského množství dokladů k jednotlivým klientům a střediskům šlo především o „vyladění“ vytěžování dat z dokumentů. Od digitalizace očekávala nejen zvýšení efektivity ve vlastní firmě, ale i zlepšení služeb klientům. Například jim chtěla umožnit 24/7 přístup k jejich aktuálním účetním a finančním informacím.
Není únosné, aby v moderní společnosti zaměstnanci strávili až 40 % času mechanickým přepisováním dat. Jednak je to neefektivní, a ta chybovost! Skvělí účetní mají vykonávat sofistikovanou práci.
PRŮBĚH
Pro úspěch digitalizace je třeba nadchnout lidi…
Provést úspěšnou digitalizaci ve firmě, která se denně stará o účetnictví velkého množství klientů, se neobešlo bez překážek. Po standardním zahájení (analytický workshop a implementační studie) projekt narazil – v první polovině kalendářního roku, kdy mají účetní spoustu uzávěrek a jsou přetížení (mimo jiné papírováním) více než obvykle, nebyla u zaměstnanců vůle začít si zvykat na nový systém. Vedení společnosti proto proces pozdrželo, naplánovalo vhodnější časové období (konec léta) a především začalo systematicky na změnu své zaměstnance připravovat. Postupně se podařilo nakazit nadšením ostatní zaměstnance a přenastavit tak náladu ve firmě a proces digitalizace se mohl spustit naplno.
… a vyladit systém do detailu podle požadavků firmy
Pro úspěšnou transformaci bylo klíčové to, že jsme dokázali zdigitalizovat všechny důležité agendy a systém vyladit detailně na konkrétní požadavky firmy. Byly to tisíce drobností, které bylo potřeba implementovat, co nás odlišily od předchozích neúspěšných dodavatelů. Jeden příklad za všechny: Vytěžování dokladů s DPH, kde se vyskytují různé způsoby zaokrouhlování. Díky tomu vznikají v součtech rozdíly. Ty jsou zanedbatelné (např. pro cashflow), ale účetnictví kvůli tomu „nehraje”. Naše řešení zařídí, aby se při zaúčtování automaticky použil stejný způsob zaokrouhlování jako na příchozím dokladu, takže nevznikají žádné rozdíly.
VÝSLEDEK
Konec trápení s papíry, zlepšení a rozšíření služeb klientům, kapacita pro nové klienty
Digitalizace rázem ušetřila spoustu času stráveného manuálním vytěžováním dokladů (až 40 %) a účetní se věnují sofistikovanější práci.
Lehkost digitálního bytí učí firma i své klienty. Simona Fialová na svém LinkedIn profilu popisuje, jak zacházet s papírovými doklady:
„Například účtenky z čerpací stanice lze jednoduše vyfotit, a pak už je nepotřebujete. A co s nimi dál? My v ECOVIS FACTA posíláme účtenku z telefonu přímo do DocuWare, který ji vytěží a přenese do účetního systému.“
Simona Fialová CEO, ECOVIS FACTA
Firma dostala po letech nový impuls k rozvoji, je schopná poskytovat lepší služby a přibírá další klienty. Již nyní pracujeme na kompletní digitalizaci personální agendy, mzdového účetnictví a maximálním využití všech dostupných nástrojů AI.
„SimplyUp se systémem DocuWare dokázali jako jediní dodavatelé reagovat na naše specifické potřeby. Díky nim jsme zvládli přechod na digitální systém hladce. Chystáme s nimi digitalizaci dalších agend a už víme, že nemusíme mít z projektu žádné obavy.“
Simona Fialová CEO, ECOVIS FACTA
Jak to může vypadat u vás?
Webinář zdarma
Prezentace nejdůležitějších vlastností našeho řešení a ukázka rozhraní.
