QuickView analýza – jak zefektivníme Vaše tiskové prostředí?

Jak konkrétně postupujeme při zefektivnění Vašeho tiskového prostředí?

Naším zájmem není nahrazovat jednu značku tiskáren jinou už proto, že běžně spravujeme smíšené tiskové parky. Aktuálně je to zhruba 15 různých značek tiskáren.
Jak konkrétně tedy postupujeme při sledování cíle – zefektivnění Vašeho
tiskového prostředí? 
Nejprve je důležité si udělat jasno v tom, co je to efektivní tiskové řešení. Z našeho pohledu jde o takové řešení, které dosahuje co možná nejnižších celkových nákladů na vlastnictví (TCO) tiskového parku. Do nich zahrnujeme nejen pořizovací a provozní náklady, ale i náklady na lidské zdroje potřebné na správu tiskového parku a jeho užívání.
Optimální tiskové řešení je na základě našich zkušeností takové, které lze popsat principem 4S – to je správný počet (ne nutně minimální) správných zařízení (ne nutně jedné značky) na správných místech, která jsou správně používána. Právě QuickView analýza (QVA) nám pomáhá takového optimálního řešení dosáhnout. Proces její tvorby lze rozdělit do tří základních okruhů.

1. Seznámení se s Vaším tiskovým prostředím a Vašimi potřebami

Rozhodnutí o tiskárnách, které mají sloužit svým uživatelům, se nedají realizovat od stolu. Každá QVA začíná u Vás. V duchu strategie 4S zkoumáme Vaše pracovní prostředí a soustředíme se především na potřeby uživatelů konkrétních tiskáren. Co se na tiskárnách tiskne? Jsou to spíše jednotlivé výtisky nebo objemnější tiskové úlohy, faktury nebo prezentační materiály? Jaké jsou denní objemy tisku? Kolik uživatelů tiskárnu používá? Jak se výtisky dále zpracovávají? Jaké potřeby elektronického zpracování dokumentů by tiskárna měla zvládat? Kromě vlastností samotných tiskáren pak dbáme na jejich umístění. Seznámení se s Vaším fyzickým prostředím je zásadní pro správnou úvahu o odpovídající míře centralizace tiskového parku. Proto tiskárny zanášíme do mapy vaší kanceláře či provozu a mapujeme geografickou vzdálenost tiskáren a uživatelů. Důležitým vstupem pro naši analýzu je zdokumentování nepokrytých potřeb uživatelů. Ty jsou následně konfrontovány s názory a rozhodnutími vedoucích pracovníků tak, aby výsledné řešení reflektovalo nejen přání uživatelů, ale i ekonomické a provozní možnosti vaší organizace. Výsledkem první fáze je pak jasné pochopení stávající situace, redundancí a naopak nepokrytých a oprávněných potřeb uživatelů.

Základním krokem je seznámení se s prostředím u Vás ve firmě. Rozmístění tiskáren zanášíme do reálné mapy.

2. Současné náklady na tisk

K co nejpřesnějšímu vyčíslení stávajících nákladů na tisk zjišťujeme, kolik toho vytisknete a za jakou cenu. Objemy tisku měříme hned několika způsoby. Tím nejautomatizovanějším je nasazení monitoringu tiskáren, tím nejprimitivnějším jsou pak odečty objemů tisku ze stránek využití jednotlivých tiskáren v čase (obvykle 10–30 dnů). Zároveň ve spolupráci s Vámi zjišťujeme ceny spotřebního materiálu, který vstupuje do Vašich stávajících
nákladů. Pro kalkulaci nákladů bereme v úvahu také stáří Vašich tiskáren, a tedy jejich amortizaci a náklady na servis. Jen tak je úvaha o nákladech na tisk skutečně kompletní a lze ji vyjádřit v celkových nákladech na vytištění jedné stránky. Sebraná data vyhodnocujeme v programu In-Map. Ten nám umožňuje přesné zmapování Vašeho tiskového prostředí, potřeb a analýzu nákladů na stávající tiskové řešení, ale také simulaci neomezeného množství různých scénářů. To už ale přichází na řadu třetí fáze procesů QV analýzy.

Sebraná data z „terénního“ šetření následně zpracujeme v programu In-Map a vymodelujeme scénáře optimalizace tiskového řešení.

3. Návrh řešení

Cílem QuickView analýzy je zrevidovat tiskový park tak, abychom dosáhli efektivnější tvorby dokumentů (a jejich oběhu). Za efektivní v tomto kontextu považujeme dosažení požadovaného výsledku (dokument v odpovídající kvalitě na odpovídajícím místě) při vynaložení co možná nejmenšího množství zdrojů (nákladů na tisk, času na správu tiskáren, času na používání tiskáren). Toho lze dosáhnout použitím Vaší stávající techniky, nasazením nové techniky, ekonomičtějším modelem správy tiskového parku, lépe zvoleným spotřebním materiálem a zejména vhodnou kombinací těchto přístupů.
V programu In-Map modelujeme scénáře optimalizovaného tiskového řešení tak, abychom dosáhli pokrytí Vašich potřeb při nejnižších možných nákladech. Ve finále Vám pak předkládáme konkrétní návrh využití stávající techniky, nasazení nové (je-li
to potřeba), nasazení softwarových nástrojů správy tiskového parku a návrh dohody o servisně-materiálovém zajištění. To vše samozřejmě doložené ekonomickou analýzou – tedy srovnáním nákladů „před a po“. Klíčovým rozdílem naší analýzy oproti konkurenci je naše nezávislost. Analýza neslouží jako nástroj prodeje hardwaru, protože ten nás (na rozdíl od výrobců) neživí, ale jako nástroj optimalizace Vaší tvorby a oběhu dokumentů.

Důležitým údajem pro naši QuickView analýzu jsou také nepokryté potřeby uživatelů či naopak redundance.