potřeba

Mít jedno místo pro všechny smluvní procesy

Pro AutoMax jsme navrhli digitální systém správy smluv s využitím Document Management systému DocuWare. Toto řešení integruje pokročilé funkce pro archivaci, vyhledávání a správu smluv. Počítá jak se smlouvami podepsanými inkoustem na papír, tak s nově podepisovanými smlouvami elektronicky. 

řešení

Řízení životního cyklu smluv

Řízení životního cyklu smluvního dokumentu jsme zajistili ve čtyřech základních procesech:

1. Zavedení smluvního dokumentu do DocuWare: Elektronická kopie dokumentu je nahrána do systému.
2. Přiřazení vlastníka dokumentu: Každá smlouva je přiřazena odpovědné osobě.
3. Kontrola indexace smlouvy: Smlouva je indexována pro snadné vyhledávání.
4. Řešení konců smlouvy: Systém monitoruje platnost smluv a upozorňuje na jejich ukončení. Počítá s variantami prodloužení, re-negociace smlouvy nebo jejích ukončení.

Integrace elektronického podpisu s Validated ID

Integrovali jsme možnosti elektronického podpisu pomocí nástroje Validated ID, který umožňuje AutoMax rychle a právně platně uzavírat smlouvy.

Systém podporuje vzdálený a biometrický podpis a také centralizované podepisování více dokumentů najednou kvalifikovaným certifikátem. Nejvíce je využíván podpis vzdálený, založený na dvou-faktorové autentizaci s využitím e-mailu a jednorázového hesla poslaného SMS na mobilní telefon podepisujícího.

Však i všechny naše nové smlouvy s AutoMax podepisujeme právě touto cestou. 

VÝSLEDEK

Efektivně v před

1. Efektivita: DocuWare automatizuje pracovní postupy.
2. Přesnost a bezpečnost: S DocuWare a Validated ID jsou smlouvy spravovány přesně a bezpečně.
3. Soulad a právní platnost: Řešení je v souladu s právními normami pro elektronické dokumenty a podpisy.

Implementací DocuWare a Validated ID, AutoMax dosáhla dalšího významného kroku k provozní excelenci ve správě smluv, zefektivňující jejich procesy a posilující protokoly souladu a bezpečnosti.