příběhy zákazníků / ​​​Swagelok

Swagelok: Správně provedená implementace umožnila užívat výhod digitalizace naplno

Předchozí poskytovatel softwaru systém ve Swageloku implementoval nedostatečně a dále se již o svého klienta téměř nestaral. Na požadavky o aktualizaci nebo opravu chyb reagoval se zpožděním nebo vůbec. Jak ale zvládnout čtvrt milionu dokumentů analogově?

Swagelok - Central Fluidsystems s. r. o. je autorizovaným prodejním a servisním střediskem společnosti Swagelok Company, Solon, Ohio (USA). Poskytuje komplexní péči v oblasti fluidních systémů v Česku, Polsku a na Slovensku.

75

let na trhu

250 000

dokumentů v DocuWare

3

mezinárodní pobočky

situace

Zastaralý a neošetřený systém pro správu dokumentů

V Central Fluidsystems pro své dokumenty již nějakou dobu využívali řešení DocuWare, avšak měli nainstalovanou zastaralou, ne-cloudovou „on premise” verzi. Implementace nebyla dotažená. Od svého zahraničního dodavatele nedostávali patřičnou podporu a servis. Díky tomu systém nenabízel nové funkcionality, nevyužíval výhod cloudového úložiště a vůbec nesloužil firmě tak, jak potřebovala.

Navíc firma přešla na ERP systém SAP a stávající instalace DocuWare s ním nebyla zintegrovaná. Potřebovali partnera, který integraci zařídí a dotáhne digitalizaci dokumentů  

POSTUP

Migrace do cloudu, implementace SAP a vyladění automatizací

Nejprve jsme původní on-premise DocuWare nahradili cloudovým řešením a přemigrovali data. Propojili jsme klíčové agendy se SAPem, a především správně nastavili a připravili pro implementaci požadovaných automatizací a procesů. Začali jsme těmito:

Automatizace procesu zpracování poptávky až po vydání faktury: V celém dlouhém řetězci od mailové poptávky přes vytvoření nabídky, transformace do objednávky, zadání úkolů ke zpracování zakázky až po vydání faktury a dodacího listu není potřeba ručně přepisovat data. Všechny informace se automaticky a přehledně ukládají do odpovídajících dokumentů a tým zákaznického servisu je automaticky informován o průběhu zakázky.

Vytěžování bankovních výpisů: Automatické indexování, vytěžení údajů z bankovních výpisů z různých bank, u kterých má firma účty, se rovněž obejde bez časově náročného ručního přepisování.

Digitalizace personální dokumentace: Nastavili jsme efektivní správu a kontrolu přístupu ke všem dokumentům zaměstnance, jako jsou smlouvy, popisy pozic či platový výměr. Systém také automatizuje schvalovací postupy pro dovolené a cestovní náhrady. To celé výrazně snižuje administrativní zátěž HR týmu a poskytuje mu více prostoru pro péči o zaměstnance.

VÝSLEDEK

Fluidní DMS ve Swageloku – plynulý a efektivní

DocuWare zažil ve firmě Central Fluidsystems úplnou renesanci. Po správné konfiguraci ukázal, co všechno umí. Zbavil lidi úmorného přepisování. Díky korektnímu nastavení a implementaci jsou procesy transparentní a dokumenty k zakázkám přehledné.

„Jsme velmi spokojeni se službami a podporou od firmy SimplyUp. Pracují rychle a spolehlivě. Využíváme DocuWare mnohem více než dříve a pomohli nám automatizovat mnoho procesů a spojení, která nám usnadňují život. Například mezi SAP a DocuWare.”

Ing. Kateřina Hejhalová, MBA
Swagelok Česká republika, Head of Finance & HR

Systém zvládá plynulou a komfortní práci se čtvrt milionem dokumentů
(250 000).

Jak to může vypadat u vás?

vyzkoušet zdarma

Digitalizace v AutoMax ušetřila 1 celý pracovní úvazek a výrazně zrychlila schvalování faktur.
Přečíst příběh zákazníka

Ztracené faktury a pozdní platby jsou v Mi-King minulostí.
Přečíst příběh zákazníka

Další příběhy zákazníků