situace

Přetížené účetní oddělení

Firma ročně přijímá přes 10 000 faktur. Účetní oddělení, které mělo 4 pracovníky, už bylo na hraně kapacity pro jejich zpracování. Navíc využívat schopnosti kvalifikovaných účetních k rutinnímu „datlování“ je v dnešní době až trestuhodné plýtvání jejich odborností.
Další problém vznikal při oběhu listinných dokumentů. Schvalování faktur probíhalo po staru přes fyzické schránky jednotlivých pracovníků na recepci. Po covidu narostl podíl práce z home-office, ale schvalování faktur bylo stále vázáno na sídlo firmy a tím se protahovalo. Také se stávalo, že doba splatnosti faktury nestačila na její schválení a proplacení. Nehledě na nutnost tisku papírových dokumentů a archivace. Naplnili 50 šanonů ročně! Zkuste v nich něco najít!

Firma potřebovala zvýšit kapacitu zpracování faktur, zrychlit a usnadnit jejich schvalování a osvobodit ho od potřeby kolování fyzických dokumentů. Provozní ředitel, šéf IT a hlavní účetní se rozhodli pro digitalizaci.

VÝBĚR ŘEŠENÍ A PRŮBĚH

Zvítězila bezproblémová integrace, uživatelská přívětivost, implementace za 10 týdnů

Výběrového řízení na dodávku digitalizačního řešení se zúčastnilo 7 dodavatelů. Mezi hlavní kritéria patřila snadná integrace s podnikovým systémem ERP Byznys od společnosti Seyfor, uživatelská jednoduchost a použitelnost i pro digitalizaci dalších agend, zejména smluv.

K výběru našeho řešení přispěla dále přehlednost a snadná použitelnost systému, přijatelná cena a fakt, že nebylo nutné nic doprogramovat.

Projekt měl standardní fáze (analýza, návrh implementace a samotná implementace). Od výběru po spuštění projektu uběhlo 10 týdnů.

VÝSLEDEK

Úspora (úvazku), úleva (od rutinní práce), zrychlení (schvalování), návratnost 3 měsíce

Naše řešení ušetřilo v účetním oddělení AutoMaxu jeden celý pracovní úvazek (25 %). Osvobodili jsme pracovníky od většiny rutinní manuální práce a uvolnili jsme jim ruce pro opravdové účtování a dělání kompetentních rozhodnutí. Digitalizace vyřešila i nepraktický oběh fyzických faktur a jejich schvalování je teď rychlejší a plynulejší.

„Proces zadání údajů (z faktury do systému) je nyní otázkou pár vteřin (automatické vytěžení). Doklad poté projde schvalovacím procesem v DocuWare a do účetního systému se nám importují všechny údaje z faktury včetně rozkladu na střediska / napárování na příjemky – tzn. i tento druhý krok je výrazně rychlejší, v účetním oddělení se provede  pouze rychlá kontrola údajů a finální zaúčtování. Rovněž práce s doklady je mnohem komfortnější – ty jsou kdykoliv k dispozici odkudkoli, třeba z domova a na mobilu. A například při finančním auditu, odpadá neustálé vyhledávání, skenování atd. A ještě něco: Už netiskneme a neskladujeme každoročně těch 50 šanonů plných dokladů. Toho času, papíru a toneru!“ říká Jiří Janoušek, Hlavní účetní v AutoMax Group, s. r. o.

V AutoMax Group úspěšně pokračuje digitalizace ostatních agend, v současné době již funguje kompletní řešení digitalizace smluv a firma se chystá využít naplno i dalších možností DocuWaru.