situace

Covid urychlil nevyhnutelné

Společnost Mi-King má široký záběr v celém regionu Střední a Východní Evropy, dodává hutní výrobky a zajišťuje služby subjektům působícím v neustále se rozvíjejících oblastech automobilového, spotřebního a obalového průmyslu a všeobecného strojírenství. O digitalizaci, která by zjednodušila a zpřehlednila zahlcenou účetní agendu, manažeři uvažovali již od roku 2015. Tehdy byla implementace několikrát smetena ze stolu kvůli vysoké finanční náročnosti. Během pandemie covidu-19 se ve firmě změnily pracovní návyky, nutnost práce z domova a počáteční chaos najednou začaly způsobovat problémy se schvalováním faktur, některé papírové dokumenty se dokonce ztrácely a kvůli tomu docházelo ke zpožďování plateb. Situace nebyla dále únosná, a proto se vedení rozhodlo vyhlásit výběrové řízení na dodavatele digitálního řešení. Nejprve bylo třeba zefektivnit evidenci příjemek a jejich párování s další dokumentací a zajistit možnost schvalovat dokumenty on-line, odkudkoli a kdykoli.

ŘEŠENÍ

Současnost je v cloudu

Ve výběrovém řízení vyšel DocuWare ze všech digitálních řešení jako nejvhodnější pro práci se všemi typy dokumentů a finančně nejpřijatelnější jak co do okamžitých tak do provozních nákladů. Lídr pro implementaci digitálního řešení – IT manažer Aleš Vraný – měl jasno v požadavcích na funkcionalitu i procesy. Digitalizace proběhla bez větších problémů, systém jsme nakonfigurovali a postupně vyladili schvalovací procesy přesně podle požadavků zadavatele. Důležitým parametrem je zpřístupnění veškerých faktur a smluv v cloudu, tak aby jejich kontrola a schvalování mohlo probíhat plynule a odkudkoli a nebylo vázáno na kancelář.

Důležitým faktorem úspěchu digitálního řešení je jeho přijetí zaměstnanci. A v tom pomohla účetní Monika Miláčková, která díky svému pozitivnímu přístupu k digitalizaci a předchozím zkušenostem pomohla nadchnout ostatní kolegy.

VÝSLEDEK

Chvála transparentnosti

Před digitalizací se firma chystala najmout další pracovníky na zpracovávání faktur a účetní agendy. Po dokončení projektu to již nebylo potřeba.

Účetní přijali digitální systém téměř okamžitě za svůj a pracují s DocuWarem na denní bázi. Proces zpracovávání obrovského množství různorodých faktur se zpřehlednil, je transparentní, schvalování se nikde nezadrhává a v týmu panuje větší pohoda. Jako by digitalizace systému znamenala generální úklid, kdy má každý doklad své přesné místo a není problém cokoli, kdykoli a odkudkoli dohledat. Třeba i z home-office.