situace

Mnoho faktur, mnoho poboček, extrémní nápor ruční práce

MANUVIA do své velikosti vyrostla postupným slučováním různorodých personálních agentur z několika evropských zemí a nadále expanduje. To obnáší jednak velké množství zaměstnanců s různými procesními návyky, ale také různé legislativní rámce. Palčivým problémem se ukázalo hlavně množství faktur, které bloudily bezprizorně z pobočky na pobočku a nebylo snadné dohledat jejich schvalovatele. Centrála již s digitalizačním procesem započala, ale nyní potřebovala někoho, kdo by sjednotil fungování celého systému, standardizoval schvalovací proces faktur a vyladil jejich vytěžování tak, aby vyhovovalo nadnárodní mateřské společnosti a současně splňovalo legislativní podmínky v jednotlivých zemích. Další nutností bylo provést řadu rozšíření. Jeden příklad za všechny: bylo třeba zautomatizovat přefakturovávání mezi jednotlivými pobočkami, tzv. intragroup fakturaci, což bylo při ručním zpracování extrémně pracné. V MANUVII zkrátka potřebovali uvolnit ruce klíčovým uživatelům, aby se mohli věnovat důležitým věcem, jako je rozhodování a plánování, a nemuseli trávit čas s přepisováním faktur „sem a tam“.

POSTUP

Sofistikované automatizace procesů, které šetří čas kompetentních lidí

V náročném výběrovém řízení hledalo vedení MANUVIE dodavatele softwaru, který by dokázal automatizovat proces zpracování faktur přijatých napříč několika subjekty ve skupině. Naše řešení se ukázalo jako nejvhodnější právě schopností efektivně nastavit jak centrální účetní procesy, tak přizpůsobit jejich fungování podmínkám v různých zemích a zajistit plnou kompatibilitu s jednotlivými verzemi účetních systémů. Podstatnou roli hrálo též rozšiřování standardních funkcí DocuWaru.

Dva příklady za všechny: nakonfigurovali jsme účinný algoritmus volby schvalovatele faktur – systém se pokusí čtyřmi způsoby schvalovatele přiřadit sám (podle poslední objednávky, podle minulého schvalovatele od stejného dodavatele, podle adresáta v kopii e-mailu, nebo ho hledá v registru dodavatelů a schvalovatelů), teprve když ani pak není úspěšný, vyžaduje zapojení člověka. Tímto způsobem automaticky přiřadí ke schvalovateli až 95 % faktur. Automatizovali jsme též vytěžování intragroup faktur, tj. těch, u kterých mateřská firma provádí přefakturaci na své dceřiné firmy. Dosud to obnášelo přepisování stovek účetních položek a jejich ruční zanášení do systému Pohoda. DocuWare díky inteligentnímu indexování vytěží faktury automaticky a spáruje je s Pohodou. Navíc se sám učí, takže je schopen časem ušetřit uživatelům i další rutinní kroky.

VÝSLEDEK

Centralizovaná agenda, flexibilita a mimořádná časová úspora 

DocuWare od SymplyUp dodal veškerým účetním procesům v MANUVII řád. Osvědčil se jako flexibilní nástroj, který funguje ve všech dosavadních mezinárodních pobočkách. Schvalování faktur se zkrátilo ze dnů na hodiny a místo obtížného dohledávání schvalovatele a úmorného přepisování účetních dat mají klíčoví zaměstnanci čas na kompetentní práci. Navíc se mohou spolehnout na vysokou bezchybnost vytěžování faktur. Umělá inteligence DocuWaru dokáže vytěžit faktury s tak vysokou pravděpodobností správnosti, že tzv. “zelené” = bezchybně vytěžené faktury již nepotřebují další validaci a automaticky putují do kartotéky a ke schvalovacím procesům. Vynechání jednoho “kontrolního” kroku tak šetří další čas.