Dodávky tiskových řešení a tiskových služeb (MPS) vyžadují velmi komplexní a neustále se měnící smluvní dokumentaci. Nestačilo jen smlouvy skenovat, chtělo to systém inteligentní správy...
TERMÍNY WEBINÁŘŮV SimplyUp Group s.r.o., zejména v tiskové divizi pod značkou Print Partners, jsme řešili výzvy spojené s rozsáhlými a složitými smlouvami a obsáhlou dokumentací. Převládající bylo tradiční podepisování smluv inkoustem na papíře, což odpovídalo povaze našeho oboru. Přestože jsme disponovali elektronickou verzí dokumentů, tyto nebyly podepsány, což komplikovalo správu. Pro přenos dat o tiskárnách našich klientů do různých systémů, jako jsou ERP systém, fakturační systém MPS a servisní portál pro klienty, bylo nutné opakovaně zadávat stejné informace, což bylo časově náročné a zvyšovalo riziko chyb.
Implementací systému DocuWare jsme zavedli inteligentní archiv, který umožnil centralizaci všech smluv a extrakci dat z nich. Tento systém poskytuje automatizovaný přenos dat do dalších systémů, monitorování důležitých milníků ve smlouvách a umožňuje digitální podepisování nových smluv. Zároveň poskytuje šablony smluv pro různé typy služeb, aby se předešlo neautorizovaným změnám. Jakékoli navržené změny smluv od zákazníků prochází schvalovacím procesem před finálním podpisem jednatele.
Proces digitálního podepisování v SimplyUp Group s.r.o. představuje klíčovou inovaci, zejména při smlouvách týkajících se systému DocuWare a souvisejících konzultačních, implementačních a integračních služeb. Přestože tradičně byly smlouvy podepisovány inkoustem na papíře, dnes se většina těchto dokumentů podepisuje digitálně. Nejčastěji používanou metodou je vzdálený podpis s dvojím ověřením, který kombinuje e-mail a jednorázové heslo odeslané přes SMS, což je řešení od firmy Validated ID integrované s DocuWare. Tento proces začíná interním schválením dokumentu k digitálnímu podpisu. Následně je jednateli zaslána výzva k podpisu e-mailem. Po pečlivé kontrole dokumentu jednatel potvrzuje zájem o podepsání smlouvy a zadává jednorázové heslo, které mu bylo odesláno. Pro usnadnění procesu je možné pomocí QR kódu přenést podepisovací dialog z počítače na mobilní telefon, což umožňuje podepisování prstem nebo stylusem na dotykovém displeji, což je zážitek nejbližší klasickému peru a papíru. Poté se tento proces opakuje s protistranou.
Digitalizace a efektivní správa smluv v systému DocuWare nám umožnila výrazně snížit čas strávený manipulací s papírovými dokumenty a opisováním dat. Detaily smluv jsou nyní dostupné na pár kliknutí kdykoliv a kdekoliv, přičemž přístup je možný pouze pro oprávněné osoby. Díky tomuto systému jsme odstranili potřebu opisování dat, a tedy data jsou dostupná mnohem rychleji po podpisu smlouvy. Navíc je zajištěno, že nám již neunikne žádný konec platnosti smlouvy s klientem, jak tomu bylo v minulosti. Celkově tato změna přináší úspory nákladů a času, zvyšuje efektivitu práce a snižuje riziko chyb.
Správa v inteligentním archivu DocuWare nám šetří každý měsíc mnoho hodin práce. Odpadlo listování, štosování a opisování.“
Michal Král
Provozní ředitel SimplyUp Group
Digitalizace v AutoMax ušetřila 1 celý pracovní úvazek a výrazně zrychlila schvalování faktur.
Přečíst příběh zákazníka
V Mi-King jsou ztracené faktury a pozdní platby minulostí.
Přečíst příběh zákazníka
