příběhy zákazníků / Manuvia

Automatizace intra-group fakturace pomocí DocuWare

V této případové studii se zaměříme na automatizaci intra-group fakturačního procesu pro našeho klienta. Klíčovým cílem bylo standardizovat a automatizovat schvalovací proces faktur a zároveň zefektivnit data integraci mezi účetním systémem Pohoda a dokumentovým řešením DocuWare.

Termíny webinářů o digitalizaci

Mezinárodní personální agentura působící v devíti evropských zemích.

20

let na trhu

350+

interních zaměstnanců

10 000+

agenturních zaměstnanců ročně

58

mezinárodních poboček

situace

Interní přefakturace ve skupině si vyžadovala mnoho hodin práce

Klient se potýkal s významnými výzvami v oblasti správy intragroup faktur. Proces byl zatížený ručními a opakovanými úkony, jako je rozdělování faktur mezi dceřiné společnosti a manuální zadávání údajů do systému Pohoda. Tento zdlouhavý proces zvyšoval riziko chyb a zabíral klíčovým zaměstnancům drahocenný čas, který mohl být věnován strategičtějším úlohám. Navíc, nedostatečná automatizace vedla k pomalému schvalovacímu procesu, což mělo dopad na celkovou efektivitu firmy.

ŘEŠENÍ

Automatizace alokace nákladů na subjekty ve skupině a vytvoření faktur 

  1. Automatizace účetní alokace v DocuWare: Vytvořili jsme šablonu pro účetní alokaci, která umožňuje klíčovým uživatelům efektivně spravovat intragroup faktury.
  2. Příjem intra-group faktur: Využití DocuWare pro automatický příjem a indexaci přijatých faktur.
  3. Alokace účetních položek: Automatické načtení účetních položek do intragroup faktur z předem připravené šablony.
  4. Vytváření vydaných faktur: Pro každou dceřinou společnost byla automaticky vytvořena odpovídající vystavená faktura.
  5. Validace a schválení vydaných faktur: Automatizovaný proces ověření a schválení faktur.
  6. Přenos Vydaných faktur do Pohody: Automatizovaný export vydaných faktur do účetního systému.
  7. Zpracování vydaných faktur v DocuWare: Opětovné zpracování vydaných faktur jako přijatých s automatizovaným importem a indexací.
  8. Alokace účetních položek do přijatých faktur: Automatické načtení účetních položek do přijatých faktur z původní šablony.
  9. Validace a schválení přijatých faktur: Dvojité automatické schválení a import přijatých faktur do Pohody.
VÝSLEDEK

Desítky uspořených hodin měsíčně

Automatizace tohoto procesu vedla k výrazné úspoře času a snížení chybovosti. Klíčoví uživatelé byli schopni se soustředit na důležitější úkoly, zatímco rutinní práce s fakturami byla efektivně automatizována. Celkově tato změna umožnila klientovi ušetřit desítky hodin práce měsíčně.

Jak to může vypadat u vás?

Webinář zdarma

Prezentace nejdůležitějších vlastností našeho řešení a ukázka rozhraní.

Prezentace na míru

Nechte si ukázat, jak můžeme zefektivnit chod vaší firmy. Zdarma připravíme demo verzi na míru. 

TERMÍNY WEBINÁŘŮ
vyzkoušet zdarma

Další příběhy zákazníků

V ECOVIS FACTA se po zkušenosti s vytěžováním faktur a procesu jejich schvalování rozhodli rozšířit využití DocuWare i na HR procesy.
Přečíst příběh zákazníka

Digitalizace v AutoMax ušetřila 1 celý pracovní úvazek a výrazně zrychlila schvalování faktur
Přečíst příběh zákazníka